PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO
PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ

PROJECT SUPPORTED BY GRANT FROM SWITZERLAND THROUGH
THE SWISS CONTRIBUTION TO THE ENLARGED EUROPEAN UNION
Do druku

Prawo administracyjne

Czy akta można kserować


2010-04-30

Załatwiając sprawę w urzędzie, strona powinna pamiętać, że przepisy gwarantują jej prawo wglądu w akta sprawy na każdym etapie postępowania. Organ administracji publicznej ma nie tylko obowiązek umożliwienia stronie przeglądania zgromadzonych w jej sprawie dokumentów, ale również sporządzania z nich notatek i odpisów.

Zdarza się często, że strona przeglądając akta sprawy, prosi o zrobienie kopii, jednak urzędnik odmawia, wyjaśniając, że przepisy zezwalają wyłącznie na sporządzanie notatek i odpisów. Taka literalna wykładnia przepisów kodeksu postępowania administracyjnego nie jest jednak właściwa. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w jednym ze swoich wyroków wyjaśnił, że skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach sprawy, to tym samym brak jest podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki, jak i innych nowoczesnych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów oraz informacji (I SA/Ol 458/08, LEX nr 521953).

W innym wyroku WSA zwrócił uwagę, że rozważania na temat rozróżnienia pojęć „odpis” i „kserokopia” są bezcelowe, gdyż w okresie, w którym tworzono regulujące omawianą kwestię przepisy, nie znano jeszcze pojęcia kserokopia. Biorąc jednak pod uwagę intencję ustawodawcy, należy oba pojęcia utożsamiać (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 23 września 2008 r., VII SA/Wa 981/08, LEX nr 521321 oraz wyrok WSA w Gdańsku z dnia 26 czerwca 2008 r., II SA/Gd 276/08, LEX nr 516726).

Należy więc przyjąć, że kserowanie dokumentów z akt administracyjnych mieści się w pojęciu wykonania przez stronę odpisów tychże dokumentów. Użycie kserokopiarki czy też innego urządzenie oznacza bowiem tylko sposób sporządzenia takich notatek czy odpisów.

Nie oznacza to jednak, że strona postępowania może żądać, aby takie kserokopie wykonywał i dostarczał sam organ administracji. Jeżeli organ posiada techniczne możliwości sporządzania kserokopii, powinien umożliwić stronie jej wykonanie, za ewentualnym zwrotem związanych z tym kosztów lub poprzez ustawienie w urzędzie płatnej kserokopiarki czy też innego urządzenia, przy pomocy, którego strona mogłaby utrwalić materiał dowodowy (por. wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 11 grudnia 2008 r., II SA/Wr 324/08, LEX nr 528060 oraz wyrok WSA w Olsztynie z dnia 19 grudnia 2007 r., II SA/Ol 1008/07, LEX nr 510939). Co więcej, każda odmowa udostępnienia akt wymaga, zdaniem sądu, wydania stosownego postanowienia.

Przepisy dają ponadto stronie prawo żądania uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. A zatem występując do organu z omawianym żądaniem, strona musi wykazać swój ważny interes. Ustalenie, czy w danym wypadku interes taki występuje, należy do organu administracji. Ważnym interesem strony może być zarówno potrzeba posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, jak i w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych.

Akta należy udostępnić w siedzibie urzędu organu prowadzącego postępowanie lub organu działającego w trybie pomocy prawnej. Organ dysponujący aktami sprawy nie ma więc obowiązku, a nawet nie powinien udostępniać stronie dokumentacji poza swoją siedzibą (np. w celu wykonania kserokopii). Przeglądanie akt oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów powinno odbywać się w obecności pracownika organu.

Zgodnie z dodanym w lutym br. § 3 art. 73 k.p.a., w przypadku pism w formie dokumentu elektronicznego wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych organ powinien zapewnić stronie dostęp do nich w swoim systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Regulacja ta zacznie obowiązywać od 17 czerwca 2010 r.

Przepisy przyznające stronie prawo do przeglądania akt, sporządzania z nich notatek i odpisów nie będą miały zastosowania w przypadku dokumentów objętych tajemnicą państwową lub wyłączonych ze względu na ważny interes państwowy.

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego – tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.
  2. Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw – Dz. U. Nr 40, poz. 230.
     

Powrót


Bliżej ObywatelaBiuletynCiekawe artykułyGaleriaPokój prasowy

Newsletter

Zapisz się do naszego Newslettera

Sonda

Czy uważasz inicjatywę, jaką jest możliwość skorzystania z bezpłatnego dostępu do porad prawnych i obywatelskich za istotną?




Statystyka

Kraków
Liczba osób:1090
Liczba porad i informacji:2329

Brzesko
Liczba osób:301
Liczba porad i informacji:620

Bochnia
Liczba osób:331
Liczba porad i informacji:732

Oświęcim
Liczba osób:1
Liczba porad i informacji:1

Maków
Liczba osób:1
Liczba porad i informacji:1

www.programszwajcarski.gov.pl
www.swiss-contribution.admin.ch/poland/

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego