PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO
PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ

PROJECT SUPPORTED BY GRANT FROM SWITZERLAND THROUGH
THE SWISS CONTRIBUTION TO THE ENLARGED EUROPEAN UNION
Do druku

Prawo administracyjne

Doręczenie pism przez organy administracji publicznej


2009-11-01

Doręczenia pism przez organy administracji publicznej regulują przepisy rozdziału 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tj. z 9 października 2000 r.; Dz.U. Nr 98, poz. 1071 ze zmianami), zwanej w dalszej części także Kodeksem. Z uwagi na rozmiar niniejszego opracowania, opisane niżej zasady doręczeń pism, nie obejmują kwestii doręczeń pism drogą elektroniczną.


Czynność doręczenia pisma oraz fakt pokwitowania jego otrzymania przez odbiorcę, ma daleko idące konsekwencje, i zarówno dla nadawcy pisma, jak i jego adresata. Od daty skutecznego doręczenia decyzji lub zawiadomienia, liczy się bowiem np. termin na wniesienie odwołania przez stronę postępowania administracyjnego, a organ administracji publicznej może w określonym terminie (liczonym od dnia powiadomienia strony postępowania administracyjnego) podejmować pewne czynności w postępowaniu dowodowym, np. oględziny nieruchomości.


Doręczenie pism jest obowiązkiem organu administracji publicznej. Obowiązek ten związany jest z zasadą pisemności w postępowaniu administracyjnym, wyrażoną w przepisie art. 14 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. Tylko w tych przypadkach, gdy przepisy szczególne dopuszczają inne formy powiadomienia o czynnościach organu administracji, organ ten będzie zwolniony od obowiązku dokonywania indywidualnych doręczeń pism.

Adresaci


Pisma doręcza się stronie postępowania administracyjnego, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Definicję strony postępowania administracyjnego zawiera przepis art. 28 Kodeksu. Jeżeli natomiast strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. W sprawie wszczętej na skutek podania złożonego przez dwie lub więcej stron, pisma doręcza się wszystkim stronom, chyba że w podaniu wskazały jedną jako upoważnioną do odbioru pism. Podkreślić trzeba w tym miejscu, że samo odebranie pisma, nie decyduje o późniejszym statusie takiej osoby w postępowaniu – osoba, do której rąk doręczono pismo (decyzję), przez sam fakt odebrania pisma, nie staje się stroną postępowania administracyjnego.


Miejsca istotne dla doręczeń
 

Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Mogą być również doręczane w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w określony wyżej sposób, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

W przypadku nieobecności adresata, pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Zatem już samo odebranie pisma przez dorosłego domownika, pozwala na stwierdzenie, że zgodził się powiadomić o fakcie odbioru przesyłki właściwego adresata.
Odbierający pismo powinien potwierdzić fakt doręczenia mu pisma. Potwierdzenie powinno być w formie własnoręcznego podpisu, ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.
Istotne jest ponadto, że jeśli sam adresat, odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę lub inny organ, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. Nie jest zatem tak, że adresat nie mając woli i chęci otrzymania pisma, pozbawia możliwości dalszego działania organ administracji. W takim przypadku uznaje się, że pismo zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.
Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism.

Doręczenie zastępcze
 

W razie niemożności doręczenia pisma w opisany wyżej sposób, doręczyciel – np. pracownik poczty, pozostawia pismo w palcówce pocztowej. Poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce. Jeżeli doręczenie pisma miało nastąpić przez pracownika organu administracji publicznej, pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta). Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w określonych wyżej instytucjach, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.
Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu – 14 dniowy termin przechowywania pisma na poczcie albo w urzędzie. Pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Słowniczek:
Pismo w rozumieniu art. 39 Kodeksu postępowania administracyjnego - zbiorcze określenie kategorii korespondencji kierowanej przez organ administracji do strony lub uczestnika postępowania. Pismem będzie zatem: wezwanie, zawiadomienie, protokół, każdy inny dokument, jak również sporządzona na piśmie decyzja czy jej odpis, odpis ugody, postanowienie.


Pełnomocnik – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która została przez mocodawcę pisemnie umocowana do działania w jego imieniu. Pełnomocnictwo powinno być zgłoszone na piśmie lub ustnie, w urzędzie, do protokołu

Powrót


Bliżej ObywatelaBiuletynCiekawe artykułyGaleriaPokój prasowy

Newsletter

Zapisz się do naszego Newslettera

Sonda

Czy jest Pan/Pani zadowolony/a z udzielonej porady w Centrum?




Statystyka

Kraków
Liczba osób:1090
Liczba porad i informacji:2329

Brzesko
Liczba osób:301
Liczba porad i informacji:620

Bochnia
Liczba osób:331
Liczba porad i informacji:732

Oświęcim
Liczba osób:1
Liczba porad i informacji:1

Maków
Liczba osób:1
Liczba porad i informacji:1

www.programszwajcarski.gov.pl
www.swiss-contribution.admin.ch/poland/

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego