Prawo pracy

Należność za podróż służbową

Od marca 2013 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy regulujące kwestie związane z rozliczaniem podróży służbowych odbywanych przez pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej.

W praktyce zmiana przepisów wpłynie również na uprawnienia pracowników zatrudnionych w sektorze prywatnym, bowiem wielu pracodawców stosuje przy określaniu wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej rozporządzenia przygotowane dla sfery budżetowej.

Należy w tym miejscu przypomnieć, że zgodnie z przepisami kodeksu pracy kwestie rozliczania delegacji powinny być u pracodawców prywatnych rozstrzygane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie musi ustalać regulaminu wynagradzania). W braku takich regulacji wewnętrznych pracownikowi przysługują na pokrycie kosztów podróży służbowej należności wynikające z rozporządzeń dla pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej.  Co jednak istotne, bez względu na sposób i miejsce uregulowania omawianej kwestii, wysokość diety za dobę podróży służbowej pracowników z sektora prywatnego nie może być niższa od diety przysługującej odpowiednio pracownikom budżetówki.
 
Do tej pory kwestie zwrotu należności z tytułu podróży służbowej uregulowane były w dwóch odrębnych rozporządzeniach, w zależności od tego, czy podróż odbywała się na terenie kraju, czy też poza jego granicami. Od marca 2013 r. oba akty wykonawcze zastąpione zostaną jednym rozporządzeniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Bez zmian pozostał zakres należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Nadal pracownikowi przysługiwała będzie odpowiednia dieta oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a także noclegów. Zwrotowi podlegać będą również inne udokumentowane przez pracownika wydatki, pod warunkiem jednak, że będą one niezbędne oraz określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Nowe przepisy wskazują, co należy rozumieć pod pojęciem innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą. Chodzi m.in. o opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania czy miejsca parkingowe. Tak jak do tej pory, jeżeli wydatki nie są objęte ryczałtami, pracownik musi przedłożyć stosowne dokumenty w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży (w tym rachunki, faktury, bilety).

Dieta w czasie podróży krajowej, zgodnie z nowymi przepisami, wynosi 30 zł. Nowością jest, że kwota diety może być zmniejszona o koszt zapewnionego pracownikowi bezpłatnego wyżywienia, odpowiednio o:
• 25% diety w przypadku zapewnienia śniadań;
• 50% diety w przypadku zapewnienia obiadów;
• 25% diety w przypadku zapewnienia kolacji.

Wskazane reguły zmniejszania kwoty diety odnoszą się również do sytuacji, w której pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Zmianie uległa również wysokość diet oraz wysokość limitów za nocleg w poszczególnych państwach w przypadku podróży zagranicznych. Stosowne kwoty zamieszczone zostały w załączniku do nowego rozporządzenia.
Zmieniono zasady określania państwa docelowego, co ma znaczenie dla określenia wysokości należnej pracownikowi diety. Do tej pory obwiązywała reguła, zgodnie z którą dieta przysługiwała w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Teraz pracodawca będzie miał dodatkowo możliwość ustalenia więcej niż jednego państwa docelowego, jeżeli delegacja odbywana będzie do dwóch lub więcej państw. Wysokość diety będzie mogła być zmniejszana o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, o odpowiednio:
• 15% diety w przypadku zapewnienia śniadań;
• 30% diety w przypadku zapewnienia obiadów;
• 30% diety w przypadku zapewnienia kolacji.

W taki sam sposób będzie zmniejszana kwota diety w przypadku, gdy pracownik będzie korzystał z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Do tej pory, zgodnie z przepisami, pracodawca określał środek transportu właściwy do odbycia przez pracownika podróży służbowej. Nowa regulacja doprecyzowała uprawnienia pracodawcy, wskazując, iż dodatkowo będzie on uprawniony do wskazania rodzaju i klasy takiego środka.

Możliwe stanie się również odbywanie zagranicznej podróży służbowej motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (do tej pory wskazany środek transportu był przewidziany wyłącznie dla delegacji krajowych).

W przypadku podróży krajowych wprowadzony został również limit, do którego możliwy będzie zwrot kosztów za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Zasada ogólna, polegająca na zwrocie kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, pozostaje ta sama; pracodawca nie będzie jednak musiał zwracać pracownikowi za jedną dobę hotelową kwoty większej niż dwudziestokrotność stawki diety, co nie oznacza, że w uzasadnionych przypadkach nie będzie mógł wyrazić zgody na zwrot kosztów przekraczających wskazany limit.

Dotychczas niezbędne koszty leczenia pracownika, który zachorował będąc w zagranicznej podróży służbowej i podjął leczenie za granicą, pokrywał ze swoich środków pracodawca. Zasada ta zachowuje ważność, jednak z tym wyjątkiem, że pracodawca nie będzie musiał zwracać kosztów świadczeń gwarantowanych, udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.

W uzasadnionych przypadkach pracownik nadal będzie miał możliwość złożenia pracodawcy (zamiast rachunków, faktur czy biletów) pisemnego oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.  Kodeks pracy  tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej  Dz. U. poz. 167;
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju  Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.
4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju  Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.