PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO
PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ

PROJECT SUPPORTED BY GRANT FROM SWITZERLAND THROUGH
THE SWISS CONTRIBUTION TO THE ENLARGED EUROPEAN UNION
Do druku

Prawo pracy

Podróż służbowa


2010-09-13

Podróż służbowa i oddelegowanie, choć obie skutkują wyjazdem pracownika i wykonywaniem przez niego pracy poza siedzibą firmy, nie są tożsame. Zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników rodzą odmienne prawa i obowiązki. Zakwalifikowanie wykonywanej przez pracowników pracy jako podróży służbowej lub oddelegowania nie zależy od swobodnego uznania stron stosunku pracy, choć mają one pewne możliwości decyzji w tym zakresie.
Przepisy prawa pracy nie odróżniają tych dwóch pojęć w sposób wyraźny. Decydujące jest przede wszystkim miejsce pracy wskazane w umowie o pracę. Równie istotny jest cel, charakter oraz podstawa wyjazdu.
Zgodnie z art. 775 k.p. przez podróż służbową należy rozumieć wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (w rozumieniu art. 29 pkt 2 k.p.). Nie mamy tu więc do czynienia ze zmianą miejsca wykonywania pracy wskazanego w umowie o pracę, lecz jedynie z wykonaniem określonego zadania, po którego wykonaniu pracownik wraca do swojego stałego miejsca pracy i swoich dotychczasowych obowiązków.
Przepisy nie określają granic czasowych takiego wyjazdu, jednak z jego funkcji wynika, że musi on mieć charakter tymczasowy. Jego podstawę formalną stanowi polecenie wyjazdu służbowego, w którym musi być określone miejsce i termin wykonania zadania. W takim przypadku pracownikom będą przysługiwały należności na pokrycie niezbędnych kosztów związanych z podróżą służbową, w tym diety i inne świadczenia, m.in. zwrot kosztów przejazdów czy hoteli. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom spoza sfery budżetowej powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania.
W przypadku, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, stosowne postanowienia należy zamieścić w umowie o pracę. Jednocześnie trzeba pamiętać, że ani przepisy wewnątrzzakładowe, ani umowa o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju na poziomie niższym od wysokości diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju przysługującej pracownikowi sfery budżetowej. Stosowne regulacje znajdują się w rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, wyjeżdżającemu pracownikowi przysługiwać będą należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów wskazanego wyżej rozporządzenia bądź rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Zgodnie z powołanymi przepisami pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zwrot kosztów noclegu pracownika obejmuje, co do zasady, kwotę w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. Szczegółów w tym zakresie, zwłaszcza jeśli chodzi o granicę górną takiego zwrotu, należy poszukiwać w powołanych powyżej rozporządzeniach.
Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (w tym koszty zakwaterowania) do wysokości określonej w powyższych rozporządzeniach są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Natomiast wynagrodzenie, które otrzymuje pracownik z tytułu wykonywania zadań służbowych podczas podróży, czy to w kraju, czy to za granicą, podlega oskładkowaniu w Polsce na zasadach ogólnych.
Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej w rozporządzeniach w sprawie podróży służbowej, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 16 u.p.d.o.f. Dla pracodawcy świadczenia te stanowią koszt uzyskania przychodu (do wysokości określonej w rozporządzeniach).
Kwestie związane z oddelegowaniem nie zostały w prawie polskim uregulowane. W przypadku oddelegowania poza granice kraju zastosowanie znajdują przepisy dyrektywy WE dotyczące delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Zgodnie z art. 2 pkt 1 dyrektywy przez pracownika oddelegowanego należy rozumieć osobę wykonującą pracę przez ograniczony czas w innym państwie członkowskim niż to, w którym zazwyczaj pracuje. Oddelegowanie jest więc związane z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy, jak również, w niektórych wypadkach, ze zmianą podporządkowania organizacyjnego (służbowego). Nowe warunki pracy muszą być zawarte w umowie o pracę. Należy wskazać w niej zarówno miejsce oddelegowania, jak i przybliżony czas jego trwania, obowiązki pracownika, warunki płacowe oraz ewentualne dodatkowe świadczenia, takie jak koszty podróży, zakwaterowania czy wyżywienia. Pracownikom czasowo przeniesionym do pracy za granicą polskie przepisy nie przyznają diet oraz zwrotu kosztów podróży. Jeżeli pomimo to pracodawca wypłaca takie należności, po stronie pracownika powstaje przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu
Przy oddelegowaniu pracodawca nie wydaje pracownikowi polecenia wyjazdu (co ma miejsce w przypadku podróży służbowej), lecz uzgadnia z nim nowe warunki zatrudnienia.
Pracownikom czasowo przeniesionym do pracy na terytorium innego państwa członkowskiego UE/EOG należy zapewnić warunki zatrudnienia obowiązujące w państwie, do którego pracownik został przeniesiony, w tym m.in. minimalne stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny, maksymalne okresy pracy i minimalne okresy odpoczynku, czy minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych. Dyrektywa dopuszcza jednak pewne sytuacje, kiedy do danego pracownika nie trzeba stosować wszystkich bądź kilku jej postanowień.
Pracownikom oddelegowanym do pracy za granicę nie przysługują należności z tytułu podróży służbowej. Istnieje jednak możliwość zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania części uzyskiwanego przez nich wynagrodzenia. Dopuszczalne jest:
•    wyłączenie z podstawy wymiaru składek wynagrodzenia w części odpowiadającej równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, z tym, że ustalona w ten sposób podstawa nie może być niższa od prognozowanego, przeciętnego wynagrodzenia;
•    zwolnienie z podatku dochodowego przychodu w kwocie odpowiadającej 30% diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy (art. 21 ust. 1 pkt 20 u.p.d.o.f.);
•    wyłączenie z podstawy wymiaru składek, a także zwolnienie z podatku dochodowego dodatku za rozłąkę, który może być wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym do pracy za granicę – do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (art. 21 ust. 1 pkt 18 u.p.d.o.f).
Obliczając podstawę wymiaru składek za pracownika oddelegowanego, należy uwzględnić kilka okoliczności, w tym m.in.  to, że:
•    wysokość diety zależy od państwa oddelegowania; stosowne kwoty znaleźć można w załączniku do rozporządzenia w  sprawie podróży służbowej poza granicami kraju;
•    równowartość diet należy odliczać tylko za dni pobytu, tj. za dni, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek, w tym dni wolne od pracy (np. święta czy weekendy itp.); dniami pobytu nie są natomiast dni przebywania na urlopie wypoczynkowym oraz okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy czy zasiłków z ubezpieczenia społecznego.
•    po odjęciu równowartości diet podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników przebywających za granicą przez cały miesiąc nie może być niższa od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej prognozowanego na dany rok kalendarzowy.

Podstawa prawna:
1.    Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.
2.    Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.
3.    Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.
4.    Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju – Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.
5.    Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego I Rady z dnia 16.12.1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług – Dz.U. L 18 z 21.1.1997
6.    Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz. U. Nr 161, poz. 1106z późn. zm.

Powrót


Bliżej ObywatelaBiuletynCiekawe artykułyGaleriaPokój prasowy

Newsletter

Zapisz się do naszego Newslettera

Sonda

Czy jest Pan/Pani zadowolony/a z udzielonej porady w Centrum?




Statystyka

Kraków
Liczba osób:1090
Liczba porad i informacji:2329

Brzesko
Liczba osób:301
Liczba porad i informacji:620

Bochnia
Liczba osób:331
Liczba porad i informacji:732

Oświęcim
Liczba osób:1
Liczba porad i informacji:1

Maków
Liczba osób:1
Liczba porad i informacji:1

www.programszwajcarski.gov.pl
www.swiss-contribution.admin.ch/poland/

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego