Co robić gdy zginie świadectwo szkolne?

Czy jest jakaś możliwość odzyskania świadectwa szkolnego, które zaginęło w czasie przeprowadzki? Niestety szkoły, która je wydała, również już nie ma. Co można w takiej sytuacji zrobić?

W opisanym przypadku prawdopodobnie konieczne będzie wszczęcie postępowania o odtworzenie dokumentu. Postępowanie takie wszczyna się, jeżeli spełnione zostaną łącznie dwie przesłanki:
1) zniszczeniu lub zaginięciu uległ dyplom naukowy, świadectwo ukończenia różnego rodzaju szkół i kursów, jak również poszczególnych klas takich instytucji, świadectwo praktycznej nauki zawodu, odbycia praktyki zawodowej, świadectwo lub dyplom na tytuł mistrza lub czeladnika i wszelkiego rodzaju stanowiska w zawodzie lub pracy zawodowej;
2) zainteresowana osoba nie może uzyskać nowego dokumentu lub jego duplikatu albo zastępczego zaświadczenia w instytucji lub u osoby, która dokument wystawiła, ponieważ:
a) stosowne akta niezbędne do wydania nowego dokumentu lub jego duplikatu zginęły lub uległy zniszczeniu, albo
b) instytucja, która dokument wydała, już nie istnieje lub osoba, która dokument wydała, nie żyje i nie pozostawiła akt, na podstawie których możliwe byłoby wystawienie nowego dokumentu lub duplikatu.

W takim wypadku osoba zainteresowana może wystąpić do sądu rejonowego, właściwego ze względu na jej miejsce zamieszkania, z wnioskiem o odtworzenie zaginionego lub zniszczonego dokumentu.

Wniosek taki powinien zawierać:
1) dokładną treść zaginionego lub zniszczonego dokumentu, o ile to możliwe w dosłownym jego brzmieniu; jest to o tyle ważne, że jeżeli odtworzenie istotnej treści dokumentu nie będzie możliwe, sąd oddali wniosek pomimo jego zasadności;
2) żądanie odtworzenia zaginionego lub zniszczonego dokumentu zgodnie ze wskazaną we wniosku treścią;
3) powołanie dowodów na poparcie wniosku.

Jeżeli nowy dokument lub duplikat nie może być wydany z powodu zniszczenia lub zaginięcia akt, do wniosku koniecznie należy dołożyć zaświadczenie instytucji lub osoby, która dokument wystawiła, stwierdzające odmowę wystawienia nowego dokumentu lub duplikatu ze wskazanych wyżej względów.

Jeżeli nowy dokument lub duplikat nie może być wydany ponieważ nie ma już instytucji, która go wydała, albo osoba, która go wydała, nie żyje, do wniosku trzeba dołączyć zaświadczenie organu gminy, właściwego ze względu na miejsce wystawienia dokumentu, stwierdzające fakt nieistnienia instytucji lub śmierci osoby i niepozostawienia przez nią akt, na podstawie których możliwe byłoby wystawienie nowego dokumentu lub duplikatu.

Niedołączenie wskazanych powyżej zaświadczeń skutkować będzie odrzuceniem wniosku.

W przypadku gdy sprawa dotyczy odtworzenia dokumentów wystawionych poza granicami Polski, podpisy na zaświadczeniu stwierdzającym brak możliwości wystawienia nowego dokumentu lub jego duplikatu albo autentyczność zaświadczenia musi potwierdzić konsulat lub polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne. Istnieje również możliwość wydania stosownego zaświadczenia przez sam konsulat lub przedstawicielstwo. Jeżeli Ministerstwo Spraw Zagranicznych, właściwe przedstawicielstwo polskie lub konsulat stwierdzi, że wydanie odpowiedniego zaświadczenia nie jest możliwe, jest bardzo utrudnione lub trzeba będzie na nie bardzo długo czekać, wyjątkowo wniosek o odtworzenie dokumentu może być złożony bez takiego zaświadczenia.

Sąd w postępowaniu bada zasadność wniosku. Zwraca się m.in. w drodze ogłoszenia do instytucji i osób posiadających jakiekolwiek wiadomości w sprawie o zgłaszanie pisemnie lub ustnie do protokołu informacji dotyczących bezzasadności wniosku.

Jeżeli sąd uwzględni wniosek, wyda postanowienie, w którym zawrze istotną treść zaginionego lub zniszczonego dokumentu. Po uprawomocnieniu się postanowienia osoba zainteresowana będzie mogła zażądać wypisu tego postanowienia. Będzie on całkowicie zastępował utracony dokument (będzie miał taką samą moc).

Wniosek o odtworzenie zaginionego lub zniszczonego dokumentu jest wolny od opłat sądowych.

Podstawa prawna:
1. Dekret z dnia 7 lipca 1945 r. o odtworzeniu dyplomów i świadectw o ukończeniu nauki  Dz. U. Nr 27, poz. 164 z późn. zm.
2. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych  tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 90, poz. 594 z późn. zm.