Czy każdy wystawca faktur VAT może przesyłać je w formie elektronicznej?

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej może być dokonywane pod pewnymi warunkami.

Pierwszym z nich jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów, usługodawcy, czy też wystawcy faktury. O integralności treści faktury mówimy wówczas, gdy w fakturze nie dokonano żadnych zmian danych, które faktura powinna zawierać.
Warunek powyższy jest spełniony w szczególności, gdy:
•    faktura została opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu;
•    przy wystawianiu faktury skorzystano z elektronicznej wymiany danych zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Jest to tylko przykładowe wyliczenie, co oznacza, że wystawca ma prawo zastosować również inne środki, które zagwarantują autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury.

Drugim warunkiem jest zaakceptowanie przez odbiorcę faktury takiego sposobu przesyłania faktury. Akceptacji należy dokonać w zwykłej formie pisemnej lub w formie elektronicznej (taka sama forma obowiązuje przy cofaniu akceptacji). Strony powinny ustalić sposób przesyłania faktur, determinowany przez rodzaj posiadanego oprogramowania, oraz sposób prowadzenia księgowości. Mogą równiaż ustalić w takim dokumencie termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni. W przeciwnym razie będzie obowiązywała procedura przewidziana przez przepisy, to znaczy w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktur wystawca traci prawo do przesyłania mu faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o cofnięciu akceptacji.

Od początku roku e-faktury mogą być przesyłane oraz udostępniane w dowolnym formacie elektronicznym, zrezygnowano bowiem z obligatoryjnego stosowania szczególnych technologii przesyłu elektronicznego faktur.

Jeżeli wystawca przesyła temu samemu odbiorcy kilka e-faktur jednocześnie, dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Faktury przesłane drogą elektroniczną mają być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Sposób przechowywania ma zapewnić:
•    autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
•    łatwe ich odszukanie;
•    organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej  Dz. U. Nr 249, poz. 1661.