Czy urzędnik może żądać ode mnie dostarczenia dokumentów, do których ma dostęp?

Czy urzędnik może żądać ode mnie dostarczenia dokumentów, do których ma dostęp? W jakich okolicznościach takie żądanie jest uzasadnione? Czy może z tego powodu odmówić wszczęcia postępowania?

Odpowiedź na pytanie zależy od rodzaju załatwianej w urzędzie sprawy. Organ administracji publicznej żądający od strony lub innego uczestnika postępowania zaświadczenia lub też oświadczenia na potwierdzenie określonych faktów lub stanu prawnego jest zobowiązany do wskazania przepisu prawa wymagającego takiego urzędowego potwierdzenia. Jeżeli urzędnik, u którego strona lub inny uczestnik postępowania załatwia swoją sprawę, nie jest w stanie takiego przepisu wskazać, nie ma prawa oczekiwać, że takie zaświadczenie czy oświadczenie zostanie mu dostarczone; tym bardziej nie ma prawa w takim wypadku odmówić przyjęcia pozostałych dokumentów, czy też wszczęcia postępowania w sprawie.
Zasadą jest, że organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczeń ani oświadczeń na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli znane są one organowi z urzędu. Podobnie jest w sytuacji, gdy określone fakty lub stan prawny są możliwe do ustalenia praz organ na podstawie:
posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych,
rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).

Niedopuszczalne jest więc żądanie od petenta zaświadczeń lub oświadczeń w sytuacji, gdy organ sam jest w stanie pozyskać konieczną informację w drodze jej wymiany z innym podmiotem publicznym.

Wyjątek stanowią tutaj sytuacje, w których przepisy szczególne wyłączają dostęp organu do informacji z uwagi na chronioną ustawowo tajemnicę lub też wprowadzają odrębne zasady lub tryb udostępniania informacji z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej, które nie zapewniają dostępu do danych. Może być też tak, że pomimo możliwości samodzielnego pozyskania przez organ potrzebnych informacji przepisy szczególne nakładają na uczestnika postępowania obowiązek przedłożenia organowi określonego zaświadczenia czy oświadczenia.  

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego – tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.